Elektronik bilgi sisteminde ana sayfada bulunan bir bölümdür. Kullanıcıların kendi şahsi bilgilerini düzenleyebildiği menüdür. Aşağıda bulanan görselde işaretlenmiş simgeye tıklanarak erişilmektedir.

GENEL BİLGİLER

Kişisel bilgiler alanını tıkladığınızda ekranda aşağıdaki sayfa görüntülenir. Bu sayfada bulunan; Ad, Soyad, Kullanıcı İsmi, Durum, Birimi, Unvanı, Amirinin Birimi, Amirinin Unvanı, Çalışan Türü, Profil alanları sistem yöneticisi tarafından kullanıcı oluştururken tanımladığı yerdir. Bu alanlar üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz.

Kişisel bilgiler sayfasında E-Posta, Vekâleten Atanmış, Telefon, Cep Telefonu, Sicil No, Doğum Tarihi, Cinsiyet, Tercih Ettiği Dil, E-Posta 2, Pozisyon, Telefon, Rol Unvanı, Web, Gsm Operatörü, T.C. Kimlik No, Eğitim durumu, Varsayılan Kimlik alanlarının kullanıcı tarafından doldurulması gerekmektedir. Bu alanları doldurduktan sonra mutlaka sayfada bulunan butonunu tıklanmalıdır.

E-Posta: Bu alanın mutlaka doldurulması gerekmektedir. Kullanıcının şifresini kaybetmesi durumunda sistemde kayıtlı olan E-Posta adresine şifre gönderilecektir.

Telefon: Telefon alanına kullanıcının dahili numarasının girilmesi gerekir. Evrak yazıldığında evrakın sağ alt köşesinde evrak yazan kişinin adı, soyadı ve dahilisi otomatik gelir. Bu alan boş ise evrakta dahili telefon numarası çıkmayacaktır.

Rol Unvanı: Bu alan akademik unvanı olan kullanıcı için oldukça önemlidir. Evraklarda kullanıcı adının önüne akademik unvanı gelmelidir. Rol unvanı Dr. Olan bir kullanıcı bu alanı doldurursa kendi adı hangi evrakta ne için kullanılırsa kullanılsın adının önüne Dr. Kısaltmasını sistem kendisi getirecektir.

Şifre Değiştir: Kullanıcı mevcut olan şifresini değiştirmek için alanını tıkladığında karşısına çıkan ekrandan ilgili alanları girip kaydetmesi yeterli olacaktır.

Kullanıcı Gruplarım: Kullanıcının evrak oluşturmak için oluşturduğu kullanıcı gruplarının oluşturulması, güncellenmesi ya da silinmesi işleminin yapıldığı alandır. Örneğin; kullanıcı gruplarının herhangi birini silmek için alanı tıklanır. Tıklama işleminin ardından karşımıza aşağıdaki ekran gelir.

Kullanıcı Gruplarım ekranında alanı tıklandığında yeni kullanıcı grupları oluşturulabilir. Bu ekrandaki kriterleri kullanıp kullanıcı gruplarınızı listeleyebilirsiniz. Aynı zamanda bu ekran üzerinde her satırın başında olan alanı tıkladığınızda aşağıdaki seçimlerden istenilen yapılabilir.

“Grubu Sil” işlemini seçtiğinizde aşağıdaki gibi bir uyarı ekranı kullanıcının karşısına çıkacaktır. Çıkan uyarıda “Evet” alanını tıklaması grubun silinmesini sağlayacaktır.

“Güncelle” İşlemini seçtiğimizde karşınıza aşağıdaki ekran çıkacaktır. Bu ekranda alanını kullanarak kişileri listede aşağı kaydırabilir, alanını kullanarak kişileri listede yukarı kaydırabilir ya da alanı kullanarak kişi gruptan çıkarabilir.

alanını kullanarak gruba yeni kişiler ekleyebilirsiniz.

Ancak bu işlemlerin ardından aynı sayfada bulunan alanının tıklanması gerekmektedir. Aksi takdirde yapmış olduğunuz işlemler sistemde tutulmayacaktır.

YETKİLENDİRME

Kişisel bilgiler sayfasında yetkilendirme sekmesi tıklandığında kullanıcının karşısına aşağıdaki sayfa gelir. Bu sayfada kullanıcı herhangi bir değişiklik yapamaz. Sistem yöneticisinin kullanıcıya tanımladığı yetki ve rolleri görebilir.

VEKALET

Kişisel bilgiler sayfasında vekalet sekmesi tıklandığında kullanıcının karşısına aşağıdaki sayfa gelir. Bu sayfada kullanıcı izin vs. nedenlerde yerinde olmadığı zamanlarda vekalet olarak yerine bırakacağı kişiyi belirler. Böylelikle kişi izinde olsa dahi onun adına gelen evraklar vekalet atadığı kişinin kullanıcısında bir kimlik olarak görünür. Vekil olan kişi bu kullanıcı kimliğine girerek evrak işlemlerini yapabilir.

Vekalet işlemini gerçekleştirmek için “Vekalet Başlangıcı” alandan başlangıç tarihini, “Vekalet Bitişi” alanından bitiş tarihini, “Vekil” alanında bulunan butonuna tıklayarak vekalet verilecek kişiyi seçip; butonuna tıklanması gerekmektedir.

Vekalet kayıt işleminden sonra vekalet edecek kişinin kimlik alanında aşağıdaki ekran görüntüsünde göründüğü gibi vekalet veren kullanıcının kimliği de görünür. Vekalet edecek kişiye kullanıcıda bulunan yetkilerinde geçmesi istenirse butonu tıklanır.

Vekalet İptali için iptal nedeni girilir ve butonu tıklanır. Sisteme tanımlanmış vekalet iptal edilmiş olur.

İleri Tarihli Vekaletler: Kullanıcının izinde olacağı tarih belli ve ileri bir tarih ise bu alandan vekaleti kaydedebilir. Bu alandan birden fazla vekalet kaydedebilir. Aynı ekranda kaydedilmiş tüm vekaletler görülebilir. Bu işlem için “Vekalet Başlangıcı” , “Vekalet Bitişi”, “Vekil” alanları doldurulup butonunu tıklamak gerekmektedir.

Vekalet Geçmişini Göster: Geçmiş vekalet kayıtlarını gösteren listedir.

Bana Verilmiş Vekaletler: Kullanıcıya başka kullanıcılar tarafından verilmiş olan vekalet bilgilerini gösteren listedir.

DİĞER

Diğer alanı kullanıcı bilgilerinizi oluşturan ya da güncelleyen sistem yöneticisinin bilgileri bulunmaktadır.

AYARLAR

MENÜ AYARLARI

Ana sayfada kullanım kolaylığı açısından sekmelerin oluşturulduğu alandır. Ayarlar sekmesinden menü ayarlarına giriş yapılabilir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ana sayfasında bulunan sekmelere (Evrak Ekle, Evrak Ara, Kısa Yollarım) yeni sekmeler eklemek için kullanılan bölümdür.

Bu alana daha kolay erişim için yeni bir sekme eklemek için alanı tıklanır.

Sağ taraftaki işlemler ağacında alanı oluşur. Yeni sekmenin adı bu alan üzerinde çift tıklayarak değiştirilir. Yeni sekme seçili iken sol taraftaki işlem ağacından istenilen işlemin yanındaki kutucuklar tıklanır. butonu tıklandığında yeni sekme, yapılacak işlemleriyle beraber oluşur. Sekmelerden biri silinmek istenirse, sağ taraftan ilgili sekme seçilir ve butonu kullanılarak bu işlem gerçekleştirilmiş olur.

Seçilen işlemlerin ikonunu değiştirmek için yeni bir ikon seçilir ve botunu tıklanarak işlem tamamlanmış olur.

Yapılan Tüm işlemlerden sonra mutlaka butonu tıklanmalıdır.

PORTAL PART EKLE

Ana sayfada görülmesi istenen portal part alanlarının eklendiği bölümdür.

Ana sayfada yer alması istenen portal part kutucuğu işaretlenir ve butonu tıklanır.

TEMALAR

Ana sayfanın görünüşünü değiştirmek için kullanılan bir bölümdür.

Temanın değişmesi için sayfadan istenilen tema işaretlenir ve butonu tıklanır.

KISAYOLLARIM

Ana sayfada sekmelerden biri olan kısayollarım sekmesi, kolay erişebilirlik sağlaması açısından istenilen web sayfalarının eklendiği alandır.

Kısayollarım sekmesi tıklandığında aşağıdaki sayfa görüntülenir. Harici bir kısa yol eklemek için butonu tıklanır.

Ekrana gelecek Harici Kısayol Ekle alanları doldurulur. Harici kısayol adresi ve kısayola vermek istenilen isim yazıldıktan sonra butonu tıklanır.

Evrak Menüsü

EnVision Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nin temel taşı, "evrak"tır. Her türlü dijital dosya, türü ne olursa olsun, bir evrak olarak sisteme eklenir. Bir evrakın yeni versiyonu ile eski versiyonu, sistemde birbiri ile bağıntılı iki farklı evraktır. Kağıt ortamında bulunan evraklar, tarayıcı ya da herhangi bir faks cihazı aracılığı ile kolayca dijitale çevrilerek sisteme evrak olarak eklenebilir. Metin formunda olmayan evraklar (fax, taranmıs evraklar) da dahil tüm evrakların içerikleri enVision tarafından indekslenerek, içerik araması sırasında hızlı arama ve erişim olanağı sağlanır. enVision ile dilediğiniz sayıda ve çeşitte evrak oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz evraktaki doldurulmasını istediğiniz alanları kendi isteğinize göre tanımlayabilirsiniz.

"Evraklar" menüsüne geldiğinizde, bu alanda sistemde daha önceden kayıtlı olan evrakları görebilir, evraklarla ilgili işlemler yapabilirsiniz.

Evrak Ekle

EnVision Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne yeni bir dosya eklemek son derece kolaydır. Dijital ortamda bulunan bir dosya, sisteme giriş yapıldığı takdirde saniyeler içerisinde yüklenebilir. Kağıt ortamında bulunan bir evrak ise, isterseniz herhangi bir tarayıcıdan taranarak, isterseniz de kurum içi dahili bir faks cihazına faks çekmek sureti ile doğrudan sisteme eklenebilir. Bunların yanı sıra, sunucuya bağlı bir tarayıcı ile evraklar toplu olarak da sisteme yüklenebilir. Sisteme eklenen dosyalar için, anahtar kelimeler, onay bilgileri, erişim hakları, kategoriler, şifreleme bilgileri, yazarı ve daha birçok bilgiyi girme imkanı vardır. İçerik aramasının dışında ulaşımı kolaylaştıran bu bilgiler sayesinde, ne kadar çok evrakınız olursa olsun, daima herşey elinizin altındadır.

Kurum İçi Giden Evrak

Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Giden evrak” ve “”Kurum İçi Giden Evrak” ekle şeklinde evrak eklenir.

Açılan sayfada “Kurum İçi Giden Evrak” ekranı bu şekilde karşımıza gelir. Ekran “Evrak Bilgileri, ”Ekler” ve “İlgili Evrak” üç ayrı sayfadan oluşur

Evrak içerisinde ” kırmızı ile belirtilen alanlar” zorunlu olarak doldurulması gereken alanlardır.

Evrakın gittiği yer gönderilen makam olarak seçildikten sonra bir alt sekmedeki “Gönderilen Makam” kısmında yazılacak birim alanı tıklanarak seçilebilir. Açılan menüde İstanbul Üniversitesinin birim ağacı ile karşılaşılır. “Arama” menüsünden birim adı yazılır ya da birim ağacından istenilen birim seçilir. İlgili birim çift tıklanır.

Birim ağacından seçim yapılabildiği aynı zamanda “Kişiye Dağıtım” menüsünden kişiler seçilerek dağıtım işlemi yapılabilir

Seçtiğimiz birimlerdeki Birim ya da kişiler aşağıdaki kriterler istenirse değiştirilmelidir.

Not: Dağıtımlı bir evrakta dağıtım planının evrak üzerinde görünmesinin istenmediği durumlarda sağ üstte bulunan “Çıktıda Dağıtılan Yerleri Gösterme” ibaresi seçilerek işlem tamamlanır.”İçeriği alıcıya göre özelleştir “ butonu her zaman seçili olmalıdır, Bu seçili alan sayesinde evrakın işlemi bittikten sonra dağıtım yapılan birimlere göre başlık özelleşmektedir.

Makam Hitabı: Evrak üzerinde evrakın gideceği yer bilgisi alanına “ Birim” adı gelir. Ancak Makam Hitabı alanı doldurulursa “Birim” adı yerine “Makam Hitabı” alanına yazılan bilgiler gelir. Bu durum birim adının farklı şekilde evraka yansıması istendiği durumlarda kullanılır.

Unvanı: Bu alanda seçilen unvan ile evrakın birimde iletileceği personelin belirlenmesi sağlanır.

Gönderim Amacı: Evrak gönderim amacınızı belirler. (GEREĞİNE, BİLGİSİNE)

Bu işlemler gerçekleştikten sonra “Kaydet “ butonu tıklanmalıdır. İlgili birim seçildikten sonra yapılması gereken bir diğer işlem dosya kodu seçmektir

Dosya kodu: doldurulması gereken zorunlu bir alandır. .Listelenen dosya kodları “Devlet Planlama Teşkilatı’ndan “alınmış olan kodlardır. Dosya kodu ilgili menüden seçilip “Seçileni Kullan” butonuna tıklanarak seçim yapılır. Bu alanda dikkat edilmesi gereken en önemli husus dosya kodunun en alt seviyesinin seçilmesi gerekmektedir. Girilecek dosya kodu belli ise menü alanına girilmeden de dosya kodu girişi yapılabilir.

Konu: Sistem seçilen dosya koduna bağlı olarak dosya kodunun konusu bu alana gelir. Bu alan istenildiği takdirde kişiler tarafından değiştirilebilmektedir

Taslak Tarihi: Sistem tarafından evrakın oluşturulduğu günün tarih otomatik olarak verilir.

İlgi : Evrakla ilgili olan diğer yazıların yazıldığı alandır bu alan manuel olarak girildiği gibi ayrıca sistem içerisindeki evraklarda ilgi butonundan seçilebilmektedir. Açılan ekranda ilgili evrak seçilip “Seçileni ekle” butonuna tıklayarak ilgili evrak ekleme işlemi tamamlanmış olur.

İçerik: Oluşturulan evraka ait metin kısmıdır. Bu kısım Word dosyasıyla aynı mantıkla çalışmaktadır İçerik kısmında başka bir dosyadan kopyalanan metin buraya yapıştırılabilmektedir. Sistemin kullanıcılara sağladığı bir kolaylık daha mevcuttur. Kişiler hep aynı türde yazılar yazıyorsa bu yazıları şablon olarak kaydedip bu şablonu seçip kullanabilmektedir.

Ek: Evraka ilave olarak gönderilecek materyallerin sayısının yazıldığı yerdir. Eklenecek dosyalar en üstte yer alan “EK” kısmından eklenecektir.

Paraf Şerhi: Parafların üzerinde ayrıca belirtilmesi gereken bilgileri yazmak için kullanılır. İçerik kısmı ile aynı mantıkta çalışmaktadır. İçerik kısmında olduğu gibi burada da aynı tür içerikli yazılar için şablon oluşturulabilmektedir.

Paraflayacak Kullanıcılar: Oluşturulan evraklar üzerinde parafı olacak kişilerin seçildiği kısımdır, manuel olarak yazılamamaktadır. Yanında bulununan “ ”menüden seçilmelidir. Açılan menüde her kullanıcının bağlı bulunduğu birimde var olan kişiler listelenmektedir. Sistem 5 parafa kadar izin vermektedir.

Kişiler seçildikten sonra “Seçileni kullan” butonu tıklanmalıdır.

Evrakı oluşturan kişi paraf için her zaman aynı kişileri seçiyorsa her zaman seçmek yerine bu kişiler için” ” bu buton sayesinde bir grup oluşturabilir. Oluşturulan grup” Kullanıcı Grupları” kısmında yer alacaktır. Kişi seçiminde olduğu gibi seçilen grup “seçilenleri kullan “ butonuyla seçilecektir.

Paraf için seçilen kişilerin sıralamasında hiyerarşik bir hata var ise bu sıralama kişilerin yanında bulunan üst ve alt oklar yardımı ile düzeltilebilir,eğer yanlış bir kişi seçilmiş ise bu kişiyi de “X “butonundan silebiliriz

İmzalayacak Kullanıcılar: Doldurulması gereken zorunlu bir alandır. Oluşturulan evraklar üzerinde imzası olacak kişilerin seçildiği kısımdır ,manuel olarak yazılamamaktadır. Paraflayacak kullanıcılar ile aynı mantıkta çalışmaktadır. Yanında bulunan “ ”menüden seçilmelidir Açılan menüde her kullanıcının bağlı bulunduğu birimde “sadece imza yetkisi olan” kişiler listelenmektedir.

Kişinin imza yetkisi varsa ve kendisini imzaya eklemek istiyorsa beni ekle butonuna tıklamalıdır.

Şablon: Doldurulması zorunlu olan bir alandır. Evrakın içerik ve imza durumuna göre farklılık gösterebilmektedir, bundan dolayı evrakı oluşturduğumuzda mutlaka ” uygun olan şablonu “ seçmemiz gerekmektedir.

Kimin Adına: İmza yetkisi olan, bir yetkili adına işlem yapılacağı durumlarda kullanılan bir butondur. Buton içerisinden ilgili sekme seçilerek işlem yapılır.

Gizlilik Durumu: Evrakla ilgili gizlilik durumunun ne derecede olduğunu belirtmemize yarayan kısımdır.

Aciliyet Durumu: Evrakın aciliyetini belirlememizi sağlayan kısımdır. Seçilen duruma göre sistem, gelen evrakın yanında aciliyet derecesini belirten bir uyarı vermektedir.

Evrak Statüsü : Evraka miat tarihinin belirlendiği ve klasörün eklenebildiği bölümdür.

Miat Tarihi: Burada belirlenen tarih göndermiş olduğumuz evrakla ilgili işlemin tamamlanıp geri gönderilmesini talep ettiğimiz zaman dilimidir.

Klasör : Sistem içerisinde oluşturduğumuz bir klasörü evraka eklememizi sağlayan kısımdır.

Şablon Önizleme: Oluşturduğumuz evrakı bütünüyle görmemizi sağlayan ekrandır. Evrak gönderilmeden önce mutlaka şablon önizlemesine bakılmalıdır.

Vazgeç : Oluşturulan evrakı herhangi bir akış başlamadan iptal etmektir.

Kaydet: Oluşturulan evrak bir birime yada kişiye gönderilmeden kaydedilir. Bu evrak sistem içerisinde saklanır evraka istenildiğinde ” evrak arama” ekranından ulaşılabilir ve ekran üzerinde “güncelleme yapılabilir”

Not Ekle: Alıcıya ayrıca vermek istenilen bilgi için kullanılır

Not Ekle

Butonu tıklanarak yapılır. Evrakın içerisinde görünmez ,evrak açıldığında görüntüsünün yanında not olarak yer almaktadır.

Notun ulaşacağı kullanıcılardan, notu ilk gören okuyup kapatırsa not bir sonraki kullanıcıya ulaşmayacaktır.

Şablonlar: Oluşturduğumuz evrakı bütün haliyle kaydedip (imza, konu, içerik ) kullanmamızı sağlayan kısımdır. Kaydedilen bu şablon kullanıcıya çok kısa bir sürede evrak hazırlama imkânı sağlamaktadır.

Ek: Evraka ilave olarak gönderilecek materyallerin sayısının yazıldığı yerdir. Eklenecek dosyalar sayfada en üstte yer alan “EK” kısmından eklenecektir.

Evraka sistem içerisinden eklenecek dosyalar için “Ekler “ sayfasındaki ilgili “klasör” ya da “evrak” butonu tıklanmalıdır

Evraka masaüstünden eklenecek dosyalar için “seç ekle” ve “dosya” butonları tıklanmalıdır.

Sistem içerisine yüklenecek evraklar için ise” tara ve ekle” butonu kullanılmalıdır.

İlgili Evrak

Bu ekranı kullanarak, oluşturacağınız evrak ile ilgili evrakları belirtebilirsiniz. Bu sayede, bu evraka erişmek istediğinizde, ilgili evrakları da kolayca görebilir ve onlar üzerinde de işlemler gerçekleştirebilirsiniz. İlgili evrak fonksiyonu, günlük hayatınızda fiziksel bir evraka başka evrakların kopyalarını iliştirmek gibi düşünülebilir. enVision sisteminde, iki tür ilişkili evrak ekleme yöntemi vardır. Bunlardan birincisi, zaten evrak havuzunda bulunan bir evrakı ya da evrakları ekleyerek; ikincisi ise sisteme henüz eklenmemiş evrakları bilgisayarınızdan seçmek vasıtası iledir. Henüz eklenmemiş bir evrakı ya da evrakları seçmeniz durumunda, bu evraklar da otomatik olarak havuza eklenir ve indekslenir.

İşlemler

Oluşturulan evrak açısından akışın başlayabilmesi için işlemler menüsünden e-imza süreci butonu seçilmelidir. Akışı başlatılan evrak üzerinde herhangi bir güncelleme yapılamaz

Kurum Dışı Giden Evrak

Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Giden evrak” ve “”Kurumdışı Giden Evrak” ekle şeklinde evrak eklenir.

Açılan sayfada “Kurumdışı Giden Evrak” ekranı bu şekilde karşımıza gelir. Ekran “Evrak Bilgileri, “Kategoriler”, ”Ekler” “İlgili Evrak” ve “Bilgilendirme” beş ayrı sekmeden oluşur.

Evrak içerisinde kısmında” kırmızı ile yazılmış kısımlar” zorunlu olarak doldurulması gereken alanlardır.

Evrak Bilgileri

Evrakın Gittiği Yer: Evrakın gideceği yerin türünün belirlendiği kısımdır, bu kısımda birden fazla seçenek bulunmaktadır

Evrakın gittiği yer “kurum dışı dağıtım planı” seçildiğinde; dağıtım planı oluşturulmuş olan planlardan seçilmelidir.

Kurum Dışı Dağıtım Planı: Evrakın gittiği yerin birden fazla olduğu ve genellikle aynı yerlerin seçildiği kolaylık sağlamak amaçlı oluşturulan plandır.

Yeni bir dağıtım planı seçmek için ” ” butonu kullanılmalıdır. Açılan pencerede ilgili kısımlar tamamlandıktan sonra oluşturulan plan kaydedilmelidir.

Oluşturulan dağıtım planı üzerinde güncelleme yapabilmek için “dağıtım planı” seçilmeli,

“” butonu tıklanarak açılan pencere üzerinde güncellenmek istenen kısımlar ile ilgili güncelleme işlemi yapılabilmektedir.

Kurum İçi ve Dışı: Evrakının gittiği yerin hem kurum içi hem de kurum dışı olduğu durumlarda kullanılan bir sekmedir. Kurum dışı için bir birim için kurum dışı, kurum içi gönderileceği birim için ise gönderilen makam butonu tıklanmalıdır.

Kamu Kuruluşu

Evrakın geldiği ya da gittiği yer olarak "Kamu Kuruluşu" alanı seçildiğinde aşağıdaki pencere görünür:

İlgili alana evrakın gittiği/geldiği birimin kodu girilir. ikonuna tıkladığınızda aşağıdaki ekran görünür. Buradan ilgili birimi seçtiğinizde, o birimin organizasyon kodu sistem tarafından otomatik olarak gelir, seçileni kullan butonuyla seçilmiş olur.

Gerçek Kişi

Evrakın geldiği ya da gittiği yer olarak "Gerçek Kişi" alanı seçildiğinde aşağıdaki pencere görünür:

İsimler manuel olarak girildiği gibi ” ” ikonundan da seçilebilmektedir. Bu ikona yeni isimler eklemek için “” bu ikonu kullanılmalıdır. .Açılan ekran üzerinden bilgiler doldurulup kayıt işlemi yapılır.

TC kimlik numarası isteğe bağlı olarak kullanılabilir, zorunlu bir alan değildir.

Tüzel Kişi

Evrakın geldiği ya da gittiği yer olarak "Tüzel Kişi" alanı seçildiğinde aşağıdaki pencere görünür.

Firma adı manuel olarak girildiği gibi ” ” ikonundan da seçilebilmektedir. Bu ikona yeni isimler eklemek için “” bu ikonu kullanılmalıdır. Açılan ekran üzerinden bilgiler doldurulup kayıt işlemi yapılır.

Vergi numarası isteğe bağlı olarak kullanılabilir, zorunlu bir alan değildir.

Diğer

Evrakın geldiği ya da gittiği yer olarak "Diğer" alanı seçildiğinde aşağıdaki pencere görünür. Açıklama doldurulması gereken zorunlu bir alandır.

Favorilerim; Bu kısım en sık kullanılan kodların seçimi için kullanılır. Kişi evrak oluştururken genellikle ayrı kodları kullanıyor ise kodu favorilere ekleyip buradan ulaşabilir.

Kodu favorilere eklemek için kırılımın üzerine gelip sağ tuşla “favorilerime ekle” denilmelidir. Buradan favorilere ekleme yapıldığı gibi eklenen favoriler daha sonra kaldırılabilmektedir.

Son Kullandıklarım; Dosya kodu kısmında son kullanılan kodları göstermektedir. Son kullanılan kodlar sistem tarafından otomatik bu kısma yansır.

Konu: Sistem seçilen dosya koduna bağlı olarak otomatik bir konu atmaktadır. Bu konu istenildiği takdirde kişiler tarafından değiştirilebilmektedir

Taslak Tarihi: Sistem tarafından evrakın oluşturulduğu günkü tarih otomatik olarak verilir.

İlgi: Evrakla ilgili olan diğer yazıların yazıldığı alandır bu alan manuel olarak girildiği gibi ayrıca sistem içerisindeki evraklarda ilgi butonundan seçilebilmektedir. Açılan ekranda ilgili evrak seçilip “Seçileni ekle” butonuna tıklayarak ilgili evrak ekleme işlemi tamamlanmış olur.

İçerik: Oluşturulan evraka ait metin kısmıdır. Bu kısım Word dosyasıyla aynı mantıkla çalışmaktadır.İçerik kısmında başka bir dosyadan kopyalanan metin buraya yapıştırılabilmektedir.Sistemin kullanıcılara sağladığı bir kolaylık daha mevcuttur. Kişiler hep aynı türde yazılar yazıyorsa bu yazıları şablon olarak kaydedip bu şablonu seçip kullanabilmektedir.

Ek: Evraka ilave olarak gönderilecek materyallerin sayısının yazıldığı yerdir. Eklenecek dosyalar en üstte yer alan “EK” kısmından eklenecektir.

Paraf Şerhi: Parafların üzerinde ayrıca belirtilmesi gereken bilgileri yazmak için kulanılır. İçerik kısmı ile aynı mantıkta çalışmaktadır. İçerik kısmında olduğu gibi burada da aynı tür içerikli yazılar için şablon oluşturulabilmektedir.

Paraflayacak Kullanıcılar: Oluşturulan evraklar üzerinde parafı olacak kişilerin seçildiği kısımdır, manuel olarak yazılamamaktadır. Yanında bulunan “ ”menüden seçilmelidir. Açılan menüde her kullanıcının bağlı bulunduğu birimde var olan kişiler listelenmektedir. Sistem, beş parafa kadar izin vermektedir.

Kişiler seçildikten sonra “Seçileni kullan” butonu tıklanmalıdır.

İmzalayacak Kullanıcılar: Doldurulması gereken zorunlu bir alandır. Oluşturulan evraklar üzerinde imzası olacak kişilerin seçildiği kısımdır, manuel olarak yazılamamaktadır. Paraflayacak kullanıcılar ile aynı mantıkta çalışmaktadır. Yanında bulunan “ ”menüden seçilmelidir Açılan menüde her kullanıcının bağlı bulunduğu birimde “sadece imza yetkisi olan” kişiler listelenmektedir.

Kişinin imza yetkisi varsa ve kendisini imzaya eklemek istiyorsa beni ekle butonuna tıklamalıdır.

Kimin Adına: İmza yetkisi olan, bir yetkili adına işlem yapılacağı durumlarda kullanılan bir butondur. Buton içerisinden ilgili sekme seçilerek işlem yapılır.

Gizlilik Durumu: Evrakla ilgili gizlilik durumunun ne derecede olduğunu belirtmemize yarayan kısımdır.

Aciliyet Durumu: Evrakın aciliyetini belirlememizi sağlayan kısımdır. Seçilen duruma göre sistem, gelen evrakın yanında aciliyet derecesini belirleyen uyarı vermektedir.

Evrak Statüsü: Evraka miat tarihinin belirlendiği ve klasörün eklenebildiği bölümdür.

Miat Tarihi: Burada belirlenen tarih göndermiş olduğumuz evrakla ilgili işlemin tamamlanıp geri gönderilmesini talep ettiğimiz zaman dilimidir.

Klasör: Sistem içerisinde oluşturduğumuz bir klasörü evraka eklememizi sağlayan kısımdır.

Şablon Önizleme: Oluşturduğumuz evrakı bütünüyle görmemizi sağlayan ekrandır. Evrak gönderilmeden önce mutlaka şablon önizlemesine bakılmalıdır.

Vazgeç: Oluşturulan evrakı herhangi bir akış başlamadan iptal etmektir.

Kaydet: Oluşturulan evrak bir birime ya da kişiye gönderilmeden kaydedilir. Bu evrak sistem içerisinde saklanır evraka istenildiğinde ” evrak arama” ekranından ulaşılabilir ve ekran üzerinde “güncelleme yapılabilir”

Not Ekle: Alıcıya ayrıca vermek istenilen bilgi için kullanılır

Not Ekle

Butonu tıklanarak yapılır. Evrakın içerisinde görünmez, evrak açıldığında görüntüsünün yanında not olarak yer almaktadır.

Notun ulaşacağı kullanıcılardan, notu ilk gören notu kapatırsa not bir sonraki kullanıcıya ulaşmayacaktır.

Kategoriler

Evrak yönetiminde, evrakların organize edilmesi açısından en önemli noktalardan birisi olan kategoriler, evrakları tip/çeşit/kullanım/kaynak/... durumlarına göre sınıflandırmayı amaçlamaktadır. Kategoriler, sadece evraklara ulaşımı kolaylaştırmakla kalmaz, erişim hakları, kategori üyelikleri gibi işlevlerde de kilit rol oynar. Örneğin, "Kalite Yönetim Sistemi" kategorisine erişebilecek kullanıcılar kısıtlanabilir ya da bu kategorideki bir evrak değiştirildiğinde haber almak üzere kategori üyeliği oluşturulabilir. Kategoriler, hiyerarşik bir yapıdadır. Sınırsız sayıda alt kategori, ihtiyacınıza göre yetkili kullanıcılar tarafından oluşturulabilir. Aşağıda, örnek bir kategori ağacı gösterilmiştir:

Ekler

Ek: Evraka ilave olarak gönderilecek materyallerin sayısının yazıldığı yerdir. Eklenecek dosyalar sayfada en üstte yer alan “EK” kısmından eklenecektir.

Evraka sistem içerisinden eklenecek dosyalar için “Ekler “ sayfasındaki ilgili “klasör” ya da “evrak” butonu tıklanmalıdır.

Evraka masaüstünden eklenecek dosyalar için “seç ekle” ve “dosya” butonları tıklanmalıdır.

Sistem içerisine yüklenecek evraklar için ise” tara ve ekle” butonu kullanılmalıdır.

İlgili Evrak

Bilgilendirme

Bu sayfada bilgilendirmenin açık olup olmayacağına karar verebilir, bilgilendirilecek kullanıcıları seçebilir, doküman hakkında açıklama yazabilir, e-posta, agent mesajı ve sms gönderebilirsiniz.

Bilgilendirme Açık: Oluşturacağınız evrak için bilgi mesajı ya da mesajları göndermek istiyorsanız, bu seçeneği işaretleyiniz. Bu seçenek işaretlendiğinde, aşağıdaki alanlar değiştirilebilir şekle dönüşecektir.

Bilgilendirilecek Kullanıcılar: Bu listede, sistemdeki kullanıcıları görebilirsiniz. Bu kullanıcıların isimlerinin yanındaki kutuları işaretleyerek, hangi kullanıcılara bilgi mesajı gönderileceğini belirtebilirsiniz. Bilgilendirme açık olduğunda, en az bir kullanıcı seçmeniz gerekmektedir.

Açıklamanız: Bu alanı kullanarak, bilgilendirilecek kullanıcılara varsa notlarınızı iletebilirsiniz. Bu alanda yazdığınız bilgiler, gerek görevlerde gerekse gönderilecek e-posta metninde gözükecektir.

Bilgilendirme Şekli:

E-Posta Gönder: Kullanıcıya sistem tarafından e-posta gönderilir.

Agent Mesajı Gönder: Kullanıcı makinalarında opsiyonel olarak kurulu bulunan enVision Agent üzerinden kullanıcının uyarılması amacıyla işaretlenir.

SMS Gönder: Kullanıcıya sistem tarafından sms gönderilir.

İşlemler

Oluşturulan evrak açısından akışın başlayabilmesi için işlemler menüsünden e-imza süreci butonu seçilmelidir. Akışı başlatılan evrak üzerinde herhangi bir güncelleme yapılamaz.

Manuel Kurum İçi Gelen Evrak – Tara Ve Ekle

“Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Gelen Evrak” ve “ Manuel Kurum içi Gelen Evrak” da tara ve ekle “şeklinde evrak eklenir. Sistem üzerinden oluşturulmamış evrakların sisteme aktarımı için kullanılır.

“Tara ve ekle” denildiğinde ise açılan ekran şu şekildedir:

Kurum Dışı Gelen Evrak – Tara Ve Ekle

“Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Gelen Evrak” ve “ Kurum Dışı Gelen Evrak” ta tara ve ekle “şeklinde evrak eklenir. Kurum dışından gelen evrakların sistem içerisine aktarımı için kullanılır.

“Tara ve ekle” denildiğinde ise açılan ekran şu şekildedir:

Manuel Kurum İçi Giden Evrak – Ekle

“Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Giden Evrak” ve “ Manuel Kurum içi Giden Evrak” ekle “şeklinde evrak eklenir. Açılan ekran görüntüsü şu şekildedir.

“Manuel Kurum İçi Giden Evrak’ın” “Kurum İçi Giden Evrak’tan” farkı şudur; “Manuel Kurum İçi Giden Evrak’ta” içerik kısmı bulunmamaktadır. Bir diğer farkı ise evrak bilgileri kısmında evrak bilgileri alanında ” dosya seç” butonunun olmasıdır. Diğer kısımlar kurum içi giden evrakta olduğu gibi çalışmaktadır.

Manuel Kurum Dışı Giden Evrak – Ekle

“Ana menüden “Evrak” menüsü bölümünden “Giden Evrak” ve “ Manuel Kurum Dışı Giden Evrak” ekle “şeklinde evrak eklenir. Açılan ekran görüntüsü şu şekildedir.

“Manuel Kurum Dışı Giden Evrak’ın” “Kurum Dışı Giden Evrak’tan” farkı şudur; “Manuel Kurum Dışı Giden Evrak’ta” içerik kısmı bulunmamaktadır. Bir diğer farkı ise evrak bilgileri kısmında evrak bilgileri alanında ” dosya seç” butonunun olmasıdır. Diğer kısımlar kurum dışı giden evrakta olduğu gibi çalışmaktadır.

GENEL DOKÜMAN

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ana menüsünden "Evrak" menüsüne gelip, buradan "Genel Doküman" menüsüne ulaşabilirsiniz. Genel doküman eklemek için “Ekle” menüsünü seçebilirsiniz.

Evrak Bilgileri: Genel Evrak ile istenilen birimde tamim yapılabilir ve ortak bir doküman paylaşılabilir. Bu işlem için Evrak bilgileri sekmesinde bulunan alanlar doldurulur. Evrak, Evrak Tarihi, Evrak Tanımı alanları zorunlu alanlardır.

Kategori: Kategori alanıyla evrakın hangi birimi ilgilendirdiği bilgisinin seçilmesi için bilgi amaçlı seçilen alandır.

Ek: Evraka ilave olarak gönderilecek materyallerin sayısının yazıldığı yerdir. Eklenecek dosyalar sayfada en üstte yer alan “EK” kısmından eklenecektir.

Evraka sistem içerisinden eklenecek dosyalar için “Ekler “ sayfasındaki ilgili “klasör” yada “evrak” butonu tıklanmalıdır

Evraka masaüstünden eklenecek dosyalar için “seç ekle” ve “dosya” butonları tıklanmalıdır.

Sistem içerisine yüklenecek evraklar için ise” tara ve ekle” butonu kullanılmalıdır

İlgili Evrak

Bilgilendirme

Oluşturulan evrak için ayrı bir bilgilendirme yapılması gerekiyorsa ilgili kişiler seçilmeli ve açıklama alanı doldurulmalıdır.

Ekranda doldurulan alanların sistemde kayıtlı olarak kalması için butonu mutlaka kullanılmalıdır. Oluşturulan dokümanın istenilen birime duyuru yapılması için butonu tıklanmalıdır.

Evrak Arama

Kullanıcıların belirlediği kategorilere, tarih, ve anahtar kelimelere göre arama yapabilir, dijital ortamda hazırlanmış dosyalar üzerinde içerik araması gerçekleştirilebilir. enVision ana menüsünden "Evraklar" menüsüne gelip, buradan "Evrak Arama" menüsüne ulaşabilirsiniz

Hızlı Arama

"Aramalar" menü adımından "Hızlı Arama" bölümüne ulaşabilirsiniz. Bu sayfada eklemek istediğiniz evrakı seçebilir, evrak türünü belirleyebilir kısacası evrak hazırlanırken belirlenen özel alanları doldurabilirsiniz. enVision ana menüsünden "Evraklar" menü adımına, oradan da "Hızlı Arama" bölümüne ulaşabilirsiniz. Bu sayfada bilgilendirmenin açık olup olmayacağına karar verebilir, bilgilendirilecek kullanıcıları seçebilir, evraklar hakkında açıklama yazabilir, e-posta, agent mesajı ve sms gönderebilirsiniz.

Bu seçenek tıklandığında, aşağıdaki ekran açılacaktır:

Arama kriterlerinde, aşağıda açıklanan alanların biri ya da tamamı bir arada kullanılabilir. Fare imleci, bu ikonların üzerine getirildiğinde, ilgili ipuçları gösterilir.

İçerikte ara: Bu kısımın işaretli olması ;arama kriterine yazılan kelimenin evrak içeriğinin tamamında aranacağını bildirir.

İşim bitenleride göster: Bu kısımın işaretli olması;arama kriterine yazılan kelimenin işlemi tamamlanmış evraklar üzerinde de arama yapılmasını sağlar.

Evrak satırlarındaki ikonuna tıklayarak, doküman ile ilgili gerçekleştirilebilecek işlemlere ulaşabilirsiniz. enVision, çok güçlü ve esnek bir arama motoruna sahiptir. Joker arama özelliği ile aramalarda kullanılabilecek teknikler sayesinde çok kolay ve verimli aramalar yapabilir, aradığınız sonuçlara kolayca erişebilirsiniz.

Arama Kriteri: Bu alana yazacağınız bilgi, evrakların içerik haricindeki tüm alanları içerisinde aranacaktır. Örneğin, bu alana "deneme" yazdığınızda, evrak tanımında, adında, onay durumunda, proje isminde ve diğer tüm alanlarda, içerisinde “deneme" geçen evraklar listelenir. Arama kriterinde yazılacak bilgiden önce iki boşluk bırakılırsa yukarıda gösterilen resimdeki gibi yardım alanı açılacaktır. Yardım alanındaki "?" tıklandığında açılan sayfada arama yaparken kullanılabilecek detay bilgiler gözükecektir.

Hızlı aramada numerik değer girildiğinde, sadece numerik alanlarda arama gerçekleşir. Bu sayede daha doğru sonuçlara daha hızlı ulaşabilirsiniz. Numerik bir değeri tüm alanlarda aramak isterseniz, aramak istediğiniz numerik değerin başına "@" işareti koymanız gerekmektedir. Örneğin, aranacak değer olarak "123" girildiğinde sadece numerik alanlarda bu değer aranır, fakat "@123" olarak aranırsa, girilen değer tüm alanlarda aranacaktır.

Sorgula: Gerekli arama kriterlerini ve ayarları seçtikten sonra, bu düğmeye basarak sonuçları görebilirsiniz. Belirlediğiniz arama kriterleri, oturumunuz süresince (sistemden çıkış yapana kadar) ya da siz değiştirene kadar hafızada kalacak ve bu sayfaya tekrar geldiğinizde bıraktığınız şekilde karşınıza çıkacaktır. Bu sayede, aynı arama kriterlerini tekrar tekrar girmeye gerek kalmayacaktır. Dilediğiniz zaman, "Tümünü Göster" düğmesi ile hafızadaki kriterleri temizleyebilirsiniz.

Tümünü Göster: Bu düğme, arama kriterlerini temizler ve tüm evrakları listeler.

Kolonlar: Bu alan tıklandığında, aşağıdaki pencere açılır. Bu pencereyi kullanarak arama sonuçları için hangi kolonların görüneceğini, kullanıcı bazında ve kalıcı olarak değiştirebilirsiniz. Bu sayede, sıkça ihtiyacınız olan bilgilerin gösterilmesini, kullanmadıklarınızın ise gösterilmemesini kolaylıkla sağlayabilirsiniz.

“Hızlı arama” seçilen kolonları detaylı arama ekranınında görmek için “detaylı aramaya kopyala “butonu tıklanmalıdır.

Kolonların yanlarındaki , , düğmeleri ile kaydedilebilir veya kaydedilmeden çıkılabilir.

Listenin altındaki , veya ikonlarını kullanarak, bilgileri dışa aktarım (export) gerçekleştirebilirsiniz.

ikonları ile sonuç listesindeki sayfalar arasında dolaşabilirsiniz.

Sonuç listesi sayfalarında istenilen sayfaya hızlı bir biçimde gidebilirsiniz. Liste sayfasında, ekranın sağ alt kısmında bulunan alana gitmek istediğiniz sayfanın numarasını yazınız. Örneğin, sonuç listesi sayfalarından dördüncü sayfaya gitmek istediğinizde, örnekte görüldüğü gibi gitmek istediğiniz sayfa numarasını yazmanız yeterli olacaktır.

Detaylı Arama

"Aramalar" menü adımından "Detaylı Arama" bölümüne ulaşabilirsiniz. Bu sayfada bulmak istediğiniz evrakı daha fazla arama kriteri kullanarak daha net bir sonuca ulaşabilirsiniz.

Bu seçenek tıklandığında aşağıdaki ekran açılacaktır:

Sistem, çok güçlü ve esnek bir arama motoruna sahiptir. Joker arama (wildcard search) özelliği ile aramalarda kullanılabilecek teknikler sayesinde çok kolay ve verimli aramalar yapabilir, aradığınız sonuçlara kolayca erişebilirsiniz.

Sorgula: Gerekli arama kriterlerini ve ayarları seçtikten sonra, bu düğmeye basarak sonuçları saniyeler içerisinde görebilirsiniz. Belirlediğiniz arama kriterleri, oturumunuz süresince (sistemden çıkış yapana kadar) ya da siz değiştirene kadar hafızada kalacak ve bu sayfaya tekrar geldiğinizde bıraktığınız şekilde karşınıza çıkacaktır. Bu sayede aynı arama kriterlerini tekrar tekrar girmeye gerek kalmayacaktır. Dilediğiniz zaman, "Tümünü Göster" düğmesi ile hafızadaki kriterleri temizleyebilirsiniz.

Tümünü Göster: Bu düğme, arama kriterlerini temizler ve tüm evrakları listeler.

Kolonlar: Kolonlar sayfanın alt kısmındaki alanlardır. Bu düğmeye tıkladığınızda aşağıdaki pencere açılır:

Kriterler: Burada işaretlenen alanlar, sorgulama kriteri olarak detaylı arama ekranın üst kısmında gösterilir .Bu düğmeye tıkladığınızda, aşağıdaki pencere açılır:

Seçtiğiniz kriterlerin kaydedilmesini istiyorsanız, "Kaydet" düğmesine tıklamalısınız.

"Vazgeç " düğmesine tıkladığınızda yaptığınız seçimleri iptal edebilirsiniz.

Seçenekler: Bu düğmeye tıkladığınızda arama ile ilgili seçenekleri değiştirebilirsiniz. Burada seçilen kriterler, bu pencere kapalı iken arama ekranında "Filtre" başlığı ile gösterilir.

Arama koşulu olarak "VE" yada "VEYA" seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. "VE" seçeneği seçildiğinde, listelenecek evraklar, belirlediğiniz kriterlerin tamamına uymak zorundadır. "VEYA" seçeneği seçildiğinde ise, listelenecek evraklar, belirlediğiniz kriterlerden en az birine uymak zorundadır

Özel Arama

Bu özellik, gelişmiş evrak arama ekranlarında bulunmaktadır. Bu ekranlara ulaşmak için "Evrak Arama" bölümüne bakınız.Arama motoru, iki özel karakter ile özel aramalar yapmayı mümkün kılmaktadır. Bu karakterler ve anlamları, aşağıda belirtilmiştir

Yıldız Karakteri (*): Elektronik Belge Yönetim Sisteminde bu karakter, "sıfır ya da daha fazla herhangi bir harf ya da rakam" anlamına gelir. Numerik olmayan ( dosya boyutu gibi alanlar numeriktir ) ya da tarih olmayan alanlarda kullanılabilir.

Örnek: Sistemdeki A dokümanının tanımının "ağustos ayında gelen rapor" , B dokümanının tanımının ise "ağustos raporu" olduğunu varsayarsak;

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos ayında gelen rapor" yazarsanız, sonuç listesinde A evrakı gösterilir.

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos raporu" yazarsanız, sonuç listesinde B evrakı gösterilir.

•

Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos*rapor" yazarsanız, sonuç listesinde hem A hem de B evraklar gösterilir. "ağustos*rapor" ifadesi, seçtiğiniz alanda, "ağustos" kelimesi ile başlayan ve sonrasında "rapor" kelimesi geçenleri listelemektedir. Bu iki kelime arasında herhangi bir sayıda başka harfler ya da rakamlar olabilir. Eğer C dokümanının tanımı "Raporlar-Ağustos" olduğunu varsayarsak, bu aramada C evrakı gösterilmeyecektir, çünkü "rapor" kelimesi, "ağustos" kelimesinden sonra gelmek zorundadır.

Soru İşareti Karakteri (?): Elektronik Belge Yönetim Sisteminde bu karakter, "bir adet harf ya da rakam" anlamına gelir. Numerik olmayan ( dosya boyutu gibi alanlar numeriktir) ya da tarih olmayan alanlarda kullanılabilir.

Örnek: Sistemdeki A evrakının tanımının "ağustos raporu", B dokümanının tanımı ise "agustos raporu" olduğunu varsayarsak;

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos" yazarsanız, sonuç listesinde A evrakı gösterilir.

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "agustos" yazarsanız, sonuç listesinde B evrakıı gösterilir.

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "a?ustos" yazarsanız, sonuç listesinde hem A hem de B evraklarıı gösterilir.

Yıldız (*) ve Soru İşaretinin (?) Birlikte Kullanımı

Elektronik Belge Yönetim Sisteminde özel karakterlerini herhangi bir kombinasyon içerisinde rahatlıkla kullanabilirsiniz.

Örnek: Sistemdeki A evrakının tanımının "ağustos ayında gelen rapor", B evrakının tanımının ise "agustos raporu" olduğunu varsayarsak;

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos ayında gelen rapor " yazarsanız, sonuç listesinde A evrakı gösterilir.

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "agustos raporu" yazarsanız, sonuç listesinde B evrakıı gösterilir.

•

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "ağustos*rapor" yazarsanız, sonuç listesinde sadece A evrakı gösterilir. Bunun sebebi B evrakı tanımındaki yazım farklılığıdır. ( Örnekte 'ğ' yerine 'g' yazılmıştır).

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "agustos*rapor" yazarsanız, sonuç listesinde sadece B evrakı gösterilir. Bunun sebebi A evrakı tanımındaki yazım farklılığıdır. ( Örnekte 'g' yerine 'ğ' yazılmıştır).

•	Arama kriteri olarak tanım alanına "a?ustos* rapor" yazarsanız, sonuç listesinde hem A hem de B evrakı listelenir. Özel İçerik Arama

Bu özellik gelişmiş evrak arama ve basit evrak arama ekranında bulunmaktadır. Bu ekrana ulaşmak için evrak arama bölümüne bakınız.

İçerik arama sisteminde, "özel karakter" kullanımı, diğer alanlardaki ile tamamen aynıdır. Bu onuda detaylı bilgi ve örnekler için yukarıdaki "Özel Arama" başlığına bakınız. Özel karakter ile aramaya ilaveten, içerik aramada aşağıdaki özellikler de kullanılabilir.

Numeratör Tanımına Göre Arama

"Hızlı Evrak Arama" sayfasında bulunan "Arama Kriteri" alanına, hiç boşluk olmaksızın iki numeratör değeri girildiğinde ("numeratör1-numeratör2" şeklinde giriş yapılmalı), girilen numeratörler arasındaki evraklar sistem tarafından listelenir.

Aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi, "Arama Kriterleri" alanına "1000-1100" şeklinde bir giriş yaptığımızda, sistem numeratör değeri (herhangi bir numeratör) 1000 ile 1100 arasındaki evrakları listeler.

"Arama Kriteri" alanında ">1100" şeklinde arama yapıldığında, numeratör değeri 1100'ten büyük olanlar listelenir.

Tarihe Göre Arama

"Hızlı Evrak Arama" sayfasında bulunan "Arama Kriteri" alanına, hiç boşluk olmaksızın iki ayrı tarih girildiğinde ("tarih1-tarih2" şeklinde giriş yapılmalı), girilen tarihler arasındaki evraklar sistem tarafından listelenir.

Aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi, "Arama Kriterleri" alanına "01.07.2013-11.11.2013" şeklinde bir giriş yaptığımızda, sistem 01.11.2013 ile 11.11.2013 tarihleri arasındaki tüm evrakları listeler.

"Arama Kriteri" alanında >01.07.2013" şeklinde arama yapıldığında, bu tarihten sonraki evraklar listelenir.

"Arama Kriteri" alanında "<11.11.2013" şeklinde arama yapıldığında, bu tarihten önceki evraklar listelenir.

Bu sayfada bulunan “Son işlem tarihine göre filtre ” butonu seçilen tarih aralığına göre evrakları listeler.

Evrakın kimin üzerinde olduğu “” bu buton sayesinde görülebilmektedir.

ikonları ile sonuç listesindeki sayfalar arasında dolaşabilirsiniz.

Kayıtlı Aramalar

Kayıtlı evrak eklemek için

Kayıtlı Aramalar

Butonu kullanılmalıdır .Bu butona basıldığında şu ekran açılır

Aramayı Kaydet butonuna tıkladığınızda, aşağıdaki sayfa görünür:

Arama İsmi: Bu alana "Kayıtlı Aramalar" ekranında görmek istediğiniz evrağın adı yazılmalıdır.

Aramayı kaydet butonu tıklandığında ise şu ekran açılır

.Burada yeni kayıt işlemi yapılabildiği gibi kayıtlı olan aramalar da seçilebilmektedir.

Menüde Göster: Aramış olduğunuz evrağın adını "Kaydedilmiş Aramalar" menüsünde görmek isterseniz, bu ilgili kayıta tıklamanız gerekmektedir.

Ana menüden "Tüm Kayıtlı Aramalar" bölümü seçildiğinde, kaydetmek istediğiniz evrakı, menüde aşağıda görüldüğü görebilirsiniz

"Menüden Çıkart" düğmesine tıkladığınızda, daha önceden arama kaydı olarak kaydetmiş olduğunuz evrağı, kayıtlı aramalar menüsünden çıkartabilirsiniz. Seçilen evrak menüden çıkarıldığında, aşağıdaki bilgi mesajı penceresi görülür.

“”düğmesine tıkladığınızda, daha önceden arama kaydı olarak kaydetmiş olduğunuz evrağı, kayıtlı aramalar menüsünden silebilirsiniz. Seçilen evrak silindiğinde, aşağıdaki bilgi mesajı penceresi görülür.

"Arama Yap" düğmesine tıkladığınızda, seçtiğiniz evrakla ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz. Örneğin, Arama Kriteri alanına "deneme" yazdığınızda, bu evraklarla ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.

Evrak arama ekranında sorgulanan evraklar üzerinde işlem yapılması için evrakın sol yanında bulunan oka tıklanmalıdır. Açılan pencere şu şekildedir;

Detayları Göster: Bu alan ”evraka ait bilgilerin” “eklerin” ilgili evrakın” en önemlisi “tarihçe” kısmının yer aldığı alandır .Bu evrak ’la ilgili işlem yapan kişilerin ne zaman hangi işlemi yaptığını görmemizi sağlar. Bu alan tıklandığında şu ekran açılır.

Güncelle: Bir evrak seçip, seçtiğiniz evrağın tanım bilgilerini bu düğme ile güncelleyebilirsiniz.

Hızlı önizleme: Evrakın içerisine girmeden evrakı hızlıca görmemizi sağlar

ekran budur

Üzerime Al: Evrakı sahiplenme fonksiyonuna Evrak İşlemleri ekranındaki menüden bu seçenek ile ulaşabilirsiniz.

Sahiplenmeyi İptal Et: Bu seçenek tıklandığında, sistem sahiplenme işini iptal eder.

İade Et: Üzerinize almış olduğunuz tüm evraklara erişip, iade işlemini gerçekleştirebilirsiniz. "İade Et" butonunu tıklamak için yeterli olacaktır.

Orijinal formatta indir: Evrakın orijinal halliyle indirme işlemi burdan gerçekleştirilebilir.

Evrakı klasöre ekle: Evrakı daha önceden oluşturulan bir klasöre eklememizi sağlar. Bu butona tıklandığında açılan

Arşive Kaldır: Bu düğmeye tıkladığınızda seçmiş olduğunuz evrakı arşivle kaldırabilirsiniz. Bu seçenek tıklandığında aşağıdaki ekran görünür:

Evet" düğmesine tıkladığınızda evrak arşive başarılı bir şekilde kaldırılır. İşlem tamamlandığında sistem tarafından bilgi mesajı ekranda görünür. "Hayır" düğmesine tıklarsanız evrak arşivleme işleminden vazgeçmiş olursunuz.

Detaylar: Bu kısım evraka ait paraf ,imza ve zimmet detaylarının evrak ve akış tarihçelerinin yer aldığı kısımdır. Açılan ekran şu şekildedir.

Evrak Tarihçesi: Bu düğmeye tıkladığınızda, evrakın tarihçesine ulaşabilir, tüm versiyonları görebilirsiniz. "Evrak Tarihçesi" düğmesine tıkladığınızda aşağıdaki ekran açılır:

Detay Derecesi: Düşük, orta ve yüksek olmak üzere seçmiş olduğunuz evrakın tarihçesini belirleyebilirsiniz.

Tarih Aralığı: Belirlediğiniz tarihler arasında seçmiş olduğunuz evrakın tarihçesini belirleyebiliriz. Detay derecesi seçilmiş ve tarih aralığı girilmiş bir evrakın tarihçesi aşağıdaki gibi görünecektir:

Tür: Evrak seçilmelidir.

İşlem Türü: Listelenmek istenen işlem türünü (iade, silme vs.) buradan seçebilirsiniz. Tüm işlemleri listelemek için bu alanı boş bırakabilirsiniz.

Kullanıcı: Sadece belli bir kullanıcının gerçekleştirdiği işlemleri görmek için bu alanı tıklayınız

Paraf Detayları: Bu seçeneği tıkladığınızda evrakın paraf tarihine, paraflayan kullanıcıya ve paraf detaylarına ulaşabilirsiniz.s

Zimmet Detayları: Evrakın zimmetlenen taihine, zimmetleyen kullanıcıya ve zimmetleyen bilgilerine bu alanı kullanarak ulaşabilirsiniz

Diğer İşlemler: Evrakla ilgili yapılabilecek diğer işlemleri gösteren bir alandır.

Evrak Üyeliği: Evrak üzerinde üyelikler tanımlayabilir ve seçtiğiniz işlemler gerçekleştiğinde haberdar olabilirsiniz. Bu alana tıkladığınızda aşağıdaki ekran açılacaktır. Bu ekranda seçenekler tek tek seçilebildiği gibi “hepsini seç/kaldır” butonu sayesinde hepsi tek seferde seçilebilir yada kaldırılabilir.Bu işlemden sonra “güncelle” butonu tıklanmalıdır.

E-Posta İle Gönder: Seçmiş olduğunuz evrakı e-posta ile başka kullanıcılara göndermek istiyorsanız, bu düğmeye tıklayınız. Burada gönderilecek kişiler arasına kendinizi de eklemek için “Beni de ekle” butonu işaretlenmelidir. ”Gönder” butonu seçilerek işlem gerçekleşmiş olur

Evrak Adresini Kopyala: Evrakın adresini sistem hafızasına kopyalamak için kullanılır.

Barkod Yazdır: Bu seçeneği tıkladığınızda, seçmiş olduğunuz evraka barkod yazdırabilirsiniz.

Evrakı Kopyala: Evrakın bir kopyasını oluşturmak isterseniz, bu düğmeye tıklamanız yeterli olacaktır. Şu şekilde bir ekran açılacaktır.

Evet butonu tıklanınca açılan ekran şu şekildedir

Arama sonucu İkonları

Elektronik Belge Yönetim Sistemi arama sonuçlarında kullanılan semboller ve açıklamaları aşağıda listelenmiştir. Tüm semboller, fare imleci üzerine getirildiğinde bir ipucu (göstererek detaylı bilgi sağlar.

: Evrak PDF ya da JPG formatında ise, bu ikona tıklayarak evrakı görebilirsiniz.

: Evrakın elektronik olarak imzalanmış olduğunu gösterir.

: Evrakın kim tarafından, hangi tarihte oluşturulduğunu ve evrak üzerinde yapılan son değişikliğin tarihini, kim tarafından değiştirildiğini belirtir.

: Evrak sahibinin kim olduğunu gösterir.

: Evrakın gölge evrak olduğunu gösterir.

:Evrakın kilitli olduğunu, kim tarafından hangi tarihte kilitlendiğini gösterir.

:Evrak kategorileri bulunduğunu gösterir.

:Evrak ile ilgili evraklar olduğunu gösterir.

, ,, ,,,, ,: Evrak türleri hakkında bilgi verir. Bu ikonların üzerine fare imlecini getirdiğinizde, ikonun hangi tür evrakı simgelediği hakkında bilgi edinebilirsiniz.

:Bilgi veritabanı???

:İçeriğin indekslenmediğini ya da evrakta içerik olmadığını gösterir.

:İçeriğin indekslendiğini gösterir.

:Evrakın OCR işleminden geçirildiğini ve metin olarak indekslendiğini gösterir.

:İçeriğin indeksleme sırasında beklediğini gösterir.

ZARFLAR

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ana menüsünden "Evraklar" menüsüne gelip, buradan "Zarf" menüsüne ulaşabilirsiniz.

YENİ ZARF: Ana meniden "Evraklar" menü adımından "Zarf" menüsüne, buradan "Yeni Zarf" sayfasına ulaşabilirsiniz.

Yeni Zarf seçeneği tıklandığında aşağıdaki ekran açılır:

Birimi: Sistem üzerinde kayıtlı bulunan birimlere bu alanı kullanarak ulaşabilir ve ilgili birimi buradan seçebilirsiniz. Bu alan zorunludur.

Alıcının İsmi: Bu alandan sistemde tanımlı olan zarfın alıcı bilgileri seçilebilir.

Alıcı ismi sistemde kayıtlı ise; alanı tıklandığında aşağıdaki gibi sistemde tanımlı olan kişilerin bilgileri yansır. İstenilen kişinin bulunduğu satırda alanı tıklanarak bilgilerin zarf oluşturma ekranına yansıması sağlanır.

Alıcı İsmi kişi sistemde kayıtlı değil ise; alanı tıklanır. Bu alan tıklandığında aşağıdaki ekran açılır. Bu ekrandaki bilgiler doldurulup, kaydet butonu tıklandığında sisteme istenilen kişinin kaydı oluşmuş olur.

Açıklama, Ağırlık ve Kabul No alanları doldurulur. Ancak bu alanlar zorunlu değildir. Bu işlemden sonra aşağıdaki gibi Evrak sekmesi seçilerek zarflanacak evrak alanı tıklanarak seçilebilir ya da zarf birleştirme sekmesi tıklanarak eski bir zarfın güncellenmesi yapılabilir, böylelikle eski zarfın bilgilerinden yararlanılarak küçük değişikliklerle zarfın güncellenmesi yapılır.. Her iki işlemin ardından mutlaka kaydet butonu tıklanmalıdır.

ZARF LİSTESİ: Ana menüden "Evraklar" menü adımından "Zarf" menüsüne, buradan "Zarf Listesi" sayfasına ulaşabilirsiniz.

Bu seçenek tıklandığında aşağıdaki ekran açılır. Bu ekran ile aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz.

Birim: Sistem üzerinde kayıtlı bulunan birimlere bu alanı kullanarak ulaşabilir, ilgili birimi buradan seçebilirsiniz.

Oluşturulma Tarihi: Mevcut zarfları, bu alanı kullanarak belirlediğiniz tarihler arasında listeleyebilirsiniz.

Gönderilenleri de Göster: Bu kutucuğa tıkladığınızda, daha önceden gönderilmiş zarflarıda listede görebilirsiniz.

Yeni Ekle: Bu düğmeye tıkladığınızda, sisteme yeni bir zarf ekleyebilirsiniz.

Sorgula: Arama kriterleri alanına girilen kelime(ler) doğrultusunda sistemde kayıtlı bulunan zarflar arasında arama yapılır.

Tümünü Göster: Bu düğme, arama kriterlerini temizler ve tüm zarfları listeler.

Posta gönderileri: Göndermiş olduğunuz postalarınızın listelendiği yerdir.

POSTA GÖNDERİLERİ: Ana menüden "Evraklar" menü adımından "Posta Gönderileri" menüsüne ulaşabilirsiniz. Bu menüden postanızın gideceği adresleri tanımlayabilir ve postanızı gönderebilirsiniz.

YENİ POSTA GÖNDERİSİ: Ana menüden "Evraklar" menü adımından "Posta Gönderileri" menüsüne, buradan "Yeni Posta Gönderisi" sayfasına ulaşabilirsiniz.

Yeni Posta Gönderisi sayfasında zarf tanımı yapılmış olan evraklar listelenir. Bu evraklardan postalanacak olan evrak kutucuğu işaretlenerek seçilir.

Postanın gönderilmesi ile ilgili ekrandaki bilgiler doldurulur ve “kaydet” butonu tıklanır.

alanı postanın gönderilme durumunu belirtir.

alanı tıklanırsa yapılan posta kaydının raporu alınır.

alanı tıklandığında kullanıcının zimmet defteri rapor olarak listelenir.

alanı Posta gönderi listenizi excel formatında alabileceğiniz yerdir.

postanın gönderimi ile ilgili bilgileri güncellediğimiz ve gönderme durumunu gördüğümüz sayfadır.

POSTA GÖNDERİLERİ LİSTESİ: Ana menüden "Evraklar" menü adımından "Posta Gönderileri" menüsüne, buradan "Posta gönderileri Listesi" sayfasına ulaşabilirsiniz.

Bu alandan gönderilen ya da bekleyen postalarınızın listesini görüntüleyebilirsiniz. alanından Yeni Posta Gönderisi sayfasına geçebilir ve posta bilgisi tanımlanabilir.

EXCELDEN YENİ POSTA GÖNDERİSİ: Ana menüden "Evraklar" menü adımından "Posta Gönderileri" menüsüne, buradan "Excelden Yeni Posta Gönderisi" sayfasına ulaşabilirsiniz.

Bu sayfayı kullanarak herhangi bir excel dosyasına da posta gönderisi oluşturabilirsiniz. butonuna tıklayarak bilgisayarınızdan excel dosyası seçilir ve posta tanımı yapılabilir.

EVRAK İADE

Üzerinize almış olduğunuz belli bir evrakı iade etmek için "Evrak" menüsündeki "Evrak İade" alanını kullanmalısınız. Bu seçeneği kullanarak üzerinize almış olduğunuz tüm evraklara erişip, iade işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Evrak İade tıklandığında ekrana aşağıdaki sayfa yansır.

Evrakın orijinal halinin bozulmaması için evrak “Dosya Seç” alanından getirtilir. Dosya seçildiğinde aşağıda listeli olan evraklar seçilebilir duruma gelir.

Evrakın başında bulunan “Evrak Seç” alanı tıklandığında iade edilecek olan evrak yeşil renk olur. “Devam” butonu tıklanır. Evrak bilgileri istenirse güncellenir ve istenilen birime sevk ile iade edilmiş olur.”” butonu tıklanmaz ise devam butonu aktif hale gelmeyecektir.

EVRAK SEVK ETME

Ana menüden "Evrak" menüsü bölümünden "Evrak Sevk Etme" bölümüne ulaşabilirsiniz. Bu alanı kullanarak, seçmiş olduğunuz evrak veya evrakları ilgili birimdeki kişilere sevk edebilirsiniz.

Evrak Sevk Etme seçildiğinde karşınıza aşağıdaki ekran gelir. Bu alandan “arama” alanından birim ya da “Kişiye sevk” alanından kişi seçilir. Sevk edilecek evrak alanı tıklanarak sistemden seçilir. “Sevk Etme” butonu tıklanarak istenilen evraklar sevk edilmiş olur.

“Görev Kapatılınca Diğerlerini Bilgilendir” alanı tıklandığında bu evrak işlemi bittiğinde evrakla ilgilenen herkesi sistemin bilgilendirmesi sağlanacaktır.

SEVK İPTALİ

Ana menüden "Evrak" menüsü bölümünden "Sevk İptali" bölümüne ulaşabilirsiniz. Bu alanı kullanarak, seçmiş olduğunuz evrak veya evrakların ilgili birimdeki kişilere sevkini iptal edebilirsiniz.

Sevk İptali bölümünü seçtiğinizde karşınıza aşağıdaki sayfa gelir. Bu sayfada sevk etmiş olduğunuz evrakları Arama kriterine birime veya tarih aralığına göre listeleyebilir ya da tüm sevk edilen evrakları filtrelemeden görüntüleyebilirsiniz.

Sayfada görünen evrakların satır başında bulunan “Bu sevki iptal et” butonuna tıklayarak sevki iptal edebilirsiniz. Ancak sevk ettiğiniz kişi bu evrak üzerinde herhangi bir çalışma yapmış ise evrakınız sevk iptal listesine gelmeyecektir.

KLASÖR ETİKETİ HAZIRLA

Ana menüsünden "Arşiv" menüsü altında bulunan "Klasör Etiketi Hazırla" kısmından ulaşılır.

Açılan sayfada klasör etiketi için bilgiler girilir ve “Hazırla” butonu tıklanır.

RAPORLAR

ZİMMET DEFTERİ

Kendi adınıza zimmetlenmiş olan evrakların listelendiği ekrandır. Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Zimmet Defteri” alnı seçilebilir.

Zimmetlenen evrak listesi için istenilen kriterler aşağıdaki alana girilir ve “Göster” butonu tıklanır.

İstenilen kriterlere göre aşağıdaki liste gelir.

DEFTERLER

GELEN İMZA FÖYÜ

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Defterler” alanından “Gelen İmza Föyü” sayfasına ulaşılır.

Gelen evrak Föyü için istenilen kriterler aşağıdaki alana girilir ve “Göster” butonu tıklanır. “Birimlere Göre Grupla” ve “Alt Birimleri Dahil Et” kutuları tıklanınca raporda istenilen detaylar oluşur.

İstenilen kiriterlere göre aşağıdaki liste gelir.

GİDEN EVRAK FÖYÜ

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Defterler” alanından “Giden İmza Föyü” sayfasına ulaşılır.

Giden evrak Föyü için istenilen kriterler aşağıdaki alana girilir ve “Göster” butonu tıklanır.

İstenilen kriterlere göre aşağıdaki liste gelir.

BİRİM GELEN EVRAK DEFTERİ

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Defterler” alanından “Birim Gelen Evrak Defteri” sayfasına ulaşılır.

Birim Gelen Evrak Defteri için istenilen kriterler aşağıdaki alana girilir ve “Göster” butonu tıklanır.

İstenilen kriterlere göre aşağıdaki liste gelir.

BİRİM GİDEN EVRAK DEFTERİ

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Defterler” alanından “Birim Giden Evrak Defteri” sayfasına ulaşılır.

“Birim Giden Evrak Defteri” için istenilen kriterler aşağıdaki alana girilir ve “Göster” butonu tıklanır.

İstenilen kriterlere göre aşağıdaki liste gelir.

MİAT RAPORLARI

Cevaplama süresi yaklaşan, bekletilen, geçen evrakların raporlarının alınacağı kısımdır.

Miadı Yaklaşanlar

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Miat Raporları” alanından “Miadı Yaklaşanlar” sayfasına ulaşılır.

Bu sayfada evrak filtreleme kriterlerini kullanabilir ve miat tarihlerine göre evraklar listelenebilir.

Miadı Geçenler

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Miat Raporları” alanından “Miadı Geçenler” sayfasına ulaşılır.

Bu sayfada evrak filtreleme kriterlerini kullanabilir ve miat tarihi geçmiş evraklar listelenebilir.

Bekletilenler

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Miat Raporları” alanından “Bekletilenler” sayfasına ulaşılır.

Bu sayfada evrak filtreleme kriterlerini kullanabilir ve bekletilen evraklar listelenebilir.

İSTATİSTİK RAPORLAR

Genel Raporlar

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “İstatistik Raporlar” alanından “Genel Raporlar” sayfasına ulaşılır. Genel olarak raporların istatistik raporlarını veren bölümdür. Genel raporların aşağıda listelenmiş raporlar bulunmaktadır.

Aşağıda listelenmiş olan tüm raporlar yıl ve “Grafik Türü” yapılıp “Göster” butonu tıklandığında ekrana yansıyacaktır.

· Aylara Göre Oluşturulan Evrak

· Yıllara Göre Oluşturulan Evrak

· Aylara Göre Arşive Kaldırılan Evrak

· Yıllara Göre Arşive Kaldırılan Evrak

· Aylara Göre Dosyalanan Evrak

· Yıllara Göre Dosyalanan Evrak

· Diğer Kurumlardan Kuruma Gelen Evrak

· Kurumdan Diğer Kurumlara Giden Evrak

İstenilen kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığında aşağıdaki rapor şablonunda bilgiler ekrana gelir.

· Evrak İstatistik Raporları daha kapsamlı bir genel rapordur. Aşağıdaki ekranda istenilen rapor parametreleri seçilir ve “Göster” butonu tıklanır.

İstenilen kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığı anda aşağıdaki rapor görüntülenir.

BİRİM RAPORLARI

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “İstatistik Raporlar” alanından “Birim Raporları” sayfasına ulaşılır. Genel olarak raporların birimlere ait raporları veren bölümdür. Birim raporlarında aşağıda listelenmiş raporlar bulunmaktadır.

Aşağıda listelenmiş olan tüm raporlar yıl seçimi yapılıp “Göster” butonu tıklandığında ekrana yansıyacaktır.

· Aylara Göre Birimlerde Oluşturulan Evrak

· Yıllara Göre Birimlerde Oluşturulan Evrak

· Aylara Göre Birimlerde Dosyalanan Evrak

· Yıllara Göre Birimlerde Dosyalanan Evrak

· Aylara Göre Birimlerden Giden Evrak

· Yıllara Göre Birimlerden Giden Evrak

· Aylara Göre Birimlere Gelen Evrak

· Yıllara Göre Birimlere Gelen Evrak

· Aylara Göre Birimlerde Numara ala Evrak

· Yıllara Göre Birimlerde Numara ala Evrak

· Birim Kullanıcılarına Göre Günlük Eklenen Evrak

İstenilen kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığı anda istenilen rapor türüne göre aşağıdaki rapor şablonu görüntülenir.

KULLANICI RAPORLARI

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “İstatistik Raporlar” alanından “Kullanıcı Raporları” sayfasına ulaşılır. Genel olarak raporların kullanıcılara ait raporları veren bölümdür. Kullanıcı raporlarında aşağıda listelenmiş raporlar bulunmaktadır.

· Aylara Göre Kullanıcının Üzerinde Çalıştığı Evrak

· Yıllara Göre Kullanıcının Üzerinde Çalıştığı Evrak

· Aylara Göre Kullanıcının Oluşturduğu evrak

· Yıllara Göre Kullanıcının Oluşturduğu evrak

· Kullanıcılara Göre Birimlerde Oluşturulan Evrak

· Kullanıcıların Sisteme Giriş Durumları Raporu

· Kullanıcılara Göre evrak görüntüleme Raporu

· Kullanıcılara Göre Görüntülenen Evrak Bilgileri Raporu

İstenilen kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığı anda istenilen rapor türüne göre aşağıdaki rapor şablonu görüntülenir.

İMZA VE PARAF RAPORLARI

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “İstatistik Raporlar” alanından “İmza ve Paraf Raporları” sayfasına ulaşılır. İmza ve Paraf bilgilerini içeren raporları veren bölümdür. İmza ve Paraf Raporlarında aşağıda listelenmiş raporlar bulunmaktadır.

· Kullanıcılara Göre İmza ve Paraf Raporu

· Unvanlara Göre İmza ve Paraf Raporu

Kullanıcı, durum ve türü seçilmesi zorunlu kriterlerdir, kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığı anda istenilen rapor türüne göre aşağıdaki rapor şablonu görüntülenir.

Unvanlara göre imza ve paraf raporlarında farklı olan kısım “kullanıcı” yerine “unvan” sekmesinin olmasıdır, diğer kısımlar aynı şekildedir.

İŞ AKIŞI RAPORLARI

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “İstatistik Raporlar” alanından “İş Akışı Raporları” sayfasına ulaşılır. İş akışı bilgilerini içeren raporları veren bölümdür.

SAKLAMA PLANI RAPORLARI

Ana menüde “Raporlar” bölümünden “Saklama Planı Raporları” sayfasına ulaşılır. Saklama Planı bilgilerini içeren raporları veren bölümdür.

İstenilen kriterler seçilip “Göster” butonu tıklandığı anda istenilen rapor türüne göre aşağıdaki rapor şablonu görüntülenir.